我最愛的生產力工具
這是我的「BlogBlog 同樂會 - 2026 年 4 月」的投稿文章，本月主題是「生產力」，由Wen主持。本篇文章將介紹我最喜歡的生產力工具：GTD搞定。
在上個月(3月)BlogBlog同樂會的投稿文章中，我曾提過我是屬於成長導向型完美主義的人，那代表著如果有一件事情沒有效率、進度停滯、缺乏計畫，或是我並沒有進行具有生產力的行動時，我就會感到停滯或退步的恐懼，然後一直用力逼迫自己前進。這是種不理性的恐懼：「如果沒有往前，我就會失敗並遭遇嚴厲的懲罰。」
不過這種完美主義只是一種保護機制而已，雖然經常讓我不太舒服，但也幫助我避免陷入能力的匱乏或貧困的可能，讓我可以因此不斷進步，讓我學會使用更有「生產力的工具」，然後達成一個又一個成就。
說到生產力工具，我初期(大概是從大學到剛出社會時)學習並使用過的工具並不多，主要就是常見的To Do List、子彈筆記法、行事曆、簡單的專案計畫還有Notion軟體而已。但隨著出社會後要承擔的責任與應辦事項越來越多，我的工具逐漸無法應付，我開始分不清當下應該執行的最重要的事情是甚麼，也發現重要的事情被遺漏掉，造成我的壓力指數級增加，感覺到焦慮與恐慌。我知道那樣下去不行，我需要有更佳的工具。
就在我苦苦掙扎的時候，我很幸運地看到了喵芳隨筆的這篇文章，裡面介紹了「GTD這個外部大腦工具管理系統」，其中的一段內容：「建立一套可以信賴的工作流程，這套流程幫我更專注與降低壓力，並且可以同時掌控複雜度高的工作。」，當時的我一看到「降低壓力」，就好像發現了寶藏一樣。這不正是我所需要的嗎!
因此我當時的我立刻把搞定GTD這本書買來看，並建立了我至今仍在持續使用的人生管理系統，讓我足以面對所有困難與挑戰，放輕鬆地持續往前邁進，並甚至在我最低潮沒有力氣的情況下，依然能維持最低的行動力，而不會被生活中的壓力壓垮。
由於GTD是一套相當完整的系統，如果你想了解，我在這一篇文章有做概要的介紹，並且非常推薦任何人也買一本來看並實際運用。按我的經驗，要將這套系統整合到自己的生活上，至少要讓自己專心投入兩周到一個月的時間來建立，然後花半年到一年的時間逐步熟悉。一開始門檻較高會蠻辛苦的，不過當你完成後，你很有可能也能體會到我所體會到的感覺：「責任與工作源源不絕地進到生活，但大腦卻能輕鬆地放空，並將所有的精力放在當下最重要的事情上的極致高效體驗」。
如果你本身就有在使用待辦事項清單(To Do List)，可能會覺得目前這樣就很夠用了，而且將整套GTD系統導入生活，聽起來就超級麻煩的對吧。如果是這樣，那麼我會只推薦書中的其中一個工具(其他的部分都不用管)，仍然可以驚人地提高生產力，而且只需要稍微將你現有的待辦事項清單微調升級一下，我將其命名為:「依情境分類的待辦事項清單」，執行步驟如下：
檢視你現有的待辦事項清單(可能是筆記本或筆記軟體)，然後依據你生活中可能出現的各種「情境」，重新建立新的清單，如：家中、辦公室、外出、捷運上、飛機(高鐵)上、電話、出差等等，你可以依據各種可能的情境，隨時增加或刪除這些分類。
重新檢視你既有的待辦事項，將待辦事項依據適合執行的「情境」，重新整理到清單中。比方說，將「買食材」放進「外出清單」，將「訂餐廳」放到「電話清單」，將「洗碗」放到「家中清單」，諸如此類。
待辦事項全部依「情境」放置到該去的清單後，接下來就是高生產力的世界了。你將可以隨時依據你當下所處的情境，檢視你的清單找出可以做的事情，然後立刻執行。
你會發現，這樣的作法非常有效率，你可以在同一個情境中，一次做好許多事情，而不至於忘記某個事情，之後又得重新回到某情境去做忘掉的事情的狀況。比方說，外出領錢時，一檢視你的外出清單，就知道要順便買食材、辦理臨櫃作業以及去超商取貨等等，一次全部完成。而不會再發生那種剛回到家，才想起來剛剛在外面應該要順便買菜，結果又要多花時間跑出去買的狀況。
GTD系統還有很多可以講的工具以及流程，如果有興趣的話，也許未來我還會再分享我的讀書筆記，像是我覺得最有趣的自動提醒工具「檔案匣系統」，還有可以幫助捕捉所有事物到同一個地方的「收件匣」等等，有許多都是我覺得超級好用的工具。
以上就是我最喜歡的「生產力」工具GTD系統的小小介紹，分享給你，希望能對你的生產力有幫助喔!
(最後順便宣傳一下，我已經在115年4月初在我的BearBlog上建置留言板功能囉(我是使用Cusdis)耶耶!歡迎大家去留言板打招呼!)